Dirección de Proyectos/Visión práctica de la dirección de proyectos

Después de leer esta sección, puede surgir la pregunta de por qué no todo el mundo usa una buena práctica de Dirección de Proyectos, sus técnicas y sus procesos, O puede preguntarse a sí mismo, ¿Por qué no lo las estoy usando? Habitualmente se debe principalmente a uno o varios de los siguientes factores:

•Una buena Dirección de Proyectos requiere inversión adelantada de tiempo y esfuerzo. Mucha gente se considera a sí misma como “gente de acción”. Pueden no estar tan satisfechos con sus habilidades de planificación. Muchas veces existe una tendencia a descubrir una incidencia, y correr a solucionarlo. Esto funciona bien cuando se tiene un requerimiento de cambio de cinco horas pero no es lo mismo cuando esta solicitud implica cinco mil horas de esfuerzo al proyecto. Se debe resistir la urgencia de poner manos a la obra. El proyecto terminará antes si se planifica apropiadamente por adelantado, y después se debe ser disciplinado para gestionarlo efectivamente.

•La organización no está comprometida. Es difícil ser un buen Jefe de Proyecto en una organización que no valora las habilidades que implica la Dirección de Proyectos. Por ejemplo, si alguien se toma el tiempo para generar el documento de Definición de Proyecto y el cliente pregunta por que se perdió el tiempo haciéndolo, quizás el proceso de planificación del próximo proyecto no vaya a ser muy satisfactorio para esa persona. Para que sea efectivo, la organización entera debe apoyar el uso de un proceso común de Dirección de Proyectos.

•No se sabe como. Se puede notar que la falta de procesos de Dirección de Proyectos no es un asunto de voluntad, sino de habilidades. Algunas veces se le pide a la gente que gestione un proyecto sin la preparación o la experiencia necesarias. En esos casos, luchan sin las herramientas adecuadas o la preparación apropiada para gestionar el proyecto adecuadamente.

•La Alta Dirección piensa que la Dirección de Proyectos es un programa informático. Al hablar de la Dirección de Proyectos con algunos gerentes, inicialmente tienden a pensar que se trata de implantar una herramienta informática y así mejorar la calidad de los Jefes de Proyecto. De hecho, sí se tratara de una herramienta, se tendría más suerte al tratar de convencerlos de su valor. Aun cuando algunos aspectos de la Dirección de Proyectos, como la creación y gestión del Plan de Trabajo, pueden utilizar una herramienta, no es ahí donde está el valor de gestionar proyectos. Cuando se habla de procesos, buenas prácticas y plantillas, algunos directores piensan de inmediato en burocracia, retrasos y estorbos. Como algunos Jefes de Proyecto, no logran establecer una conexión directa con el valor que tiene implícito toda metodología.

•El concepto puede haberse “quemado” (o enterrado) en el pasado. Cuando se habla de procesos, mejores prácticas y plantillas, algunos ejecutivos inmediatamente piensan en gastos, pérdida de tiempo y papeleo. No logran conectarse inmediatamente con el valor que una metodología conlleva. Una crítica que suele hacerse a las metodologías es que son engorrosas, implican burocracia y le quitan atención el trabajo propiamente dicho. Algunas veces estas críticas se derivan del primer punto expuesto anteriormente. Otras ocasiones, esta preocupación es legítima, provocada por no adecuar el uso de la metodología a las características del proyecto. Un ejemplo sería exigir de jefe de proyecto que produzca una definición de proyecto de 15 hojas para un proyecto de 250 horas de esfuerzo. Sin embargo, esto no se debe necesariamente a la metodología en sí, sino a una mala aplicación de la misma.

•Existe aversión al control en el equipo de trabajo. A una gran cantidad de gente le gusta hacer su trabajo de manera creativa y con un mínimo de supervisión. Este tipo de gente teme que el uso de técnicas formales de Dirección de Proyectos resulte en un riguroso control que eliminará la creatividad y diversión del trabajo. Hasta cierto punto tienen razón. Sin embargo, el uso de procesos y procedimientos comunes eliminarán algo de la creatividad en áreas donde probablemente la organización no desee ser creativa. No se necesita mucha creatividad al enfrentar cambios en el alcance, por ejemplo. Solo es necesario apegarse a los procesos estandarizados que ya existen en la organización.

•Existe temor a perder el control por parte de la gerencia media o alta dirección. Si realmente se desea implementar efectivamente una disciplina de Dirección de Proyectos en la organización, es necesario otorgar un cierto nivel de control y autoridad al Jefe de Proyecto. En algunas organizaciones, particularmente la gerencia media, no desea perder ese control. Quizás quieren que los Jefes de Proyecto coordinen los proyectos, pero la gerencia media quiere tomar todas las decisiones y ejercer todo el control. La Dirección de Proyectos formal no será posible en organizaciones en donde este temor prevalezca.

Algunos de estos temores son naturales y lógicos, mientras que otros son emocionales e irracionales. Aunque estas pueden ser razones para estar indeciso acerca de utilizar procesos formales de Dirección de Proyectos, éstas deben ser superadas. El tema central en dirección de proyectos es: Si el resultado de la gestión de proyectos fuera el que éstos se desarrollaran mas despacio, costaran mas y tuvieran mala calidad, no tendría sentido usarla. De hecho, todo lo contrario es cierto: usando técnicas y procesos claros de Dirección de Proyectos existirá una mayor probabilidad de que el proyecto finalice a tiempo, dentro de presupuesto y con aceptable nivel de calidad.

Dicho lo anterior, cuando se use un proceso de Dirección de proyectos, se debe ser inteligente. No construya procesos para proyectos de 10 millones de euros si el proyecto solo cuesta 5 mil euros. Además se deben considerar todos los aspectos respecto a como gestionar un proyecto, las características particulares del proyecto y en función de ello, construir los procesos específicos que se ajusten a éste lo mejor posible.