Control de proyectos en áreas de desarrollo de software/Introducción

Introducción

El Control de Proyectos se incluye dentro de un proceso más amplio que se denomina Gestión de Proyectos.

Qué es un Proyecto ?. Que es la Gestión de Proyectos ?.

De acuerdo a P.M.I. (Project Management Institute) un proyecto es un esfuerzo temporario que se emprende para crear un producto o servicio único.

La Gestión de Proyectos se define como la planificación, organización, dirección y control de los recursos de la organización para cumplir con un objetivo determinado y de relativo corto plazo, asignando personal a un proyecto.

Una característica muy importante de un proyecto es que tenga definido un objetivo, es decir, la descripción clara, precisa, realista y razonable de determinadas necesidades que debe satisfacer la ejecución del proyecto.

Otros elementos importantes que deben estar definidos al inicio de un proyecto son las restricciones bajo las cuales se ejecutará el proyecto, fundamentalmente, el tiempo disponible para terminarlo, el costo o recursos asignados y el alcance o requerimientos finales.

Si estos componentes no se encuentran bien definidos, el proyecto podría resultar incontrolable, y por lo tanto, podría terminarse sin que sirva a los objetivos originales o sencillamente, sea cancelado.

El proceso de Gestión de Proyectos comprende las etapas de Definición, Planeamiento, Ejecución, Control y, Evaluación y Cierre, en ese orden.

En dicho proceso deberá existir una interacción continua entre las etapas de Planeamiento, Ejecución y Control y la misma deberá ser muy intensa entre estas dos últimas, siendo, esta retroalimentación, lo que asegurará que se cumpla el proyecto.

En el caso de un área de desarrollo de software, su acción fundamental será la de producir sistemas informáticos. Además, también se incluyen las tareas necesarias para su mantenimiento, es decir, la realización de ajustes a los sistemas en producción, debido a la aparición de nuevas necesidades ya sean funcionales o por adecuación a nueva tecnología.

En dicha área, las etapas de Definición y Planeamiento podrá realizarse (o no) en conjunto con los sectores que solicitan el desarrollo del software, pero las fases de Ejecución y Control serían exclusivamente de ella.

Una vez definidos los objetivos y alcances del proyecto, deberá realizarse la asignación de las tareas de producción del software, y para ello, deberá tenerse en cuenta que, las mismas, estén dentro del alcance de las capacidades del personal seleccionado.

El personal técnico y profesional necesario en las áreas de desarrollo de software, deberá dominar las herramientas para la elaboración de aplicaciones informáticas, adoptadas por la Organización, las cuales deberán estar basadas en la tecnología y arquitectura de los equipos de computación y bases de datos instalados.

Los perfiles del personal de dicha área debería comprender algunos de los siguientes: analistas funcionales, analistas técnicos, planificadores, arquitectos, diseñadores de sistemas, diseñadores de bases de datos, programadores, “testeadores” de software, homologadores e implementadores.

Simultáneamente a la asignación de las tareas del proyecto, deberán ponerse en marcha los mecanismos de seguimiento y control correspondientes. Estos mecanismos implicarán las acciones necesarias para supervisar la tarea de los colaboradores y el avance del proyecto, pudiendo utilizarse métodos, técnicas e instrumentos diversos, mediante los cuales se conocerá si el proyecto se está llevando a cabo como se planeó y se definió.

El Control a realizar deberá tener como finalidad los siguientes aspectos:

·Proporcionar información completa, precisa y oportuna sobre lo que se está realizando

·Detectar más exactamente sobre los obstáculos que impiden el alcance los objetivos.

·Actuar en forma temprana sobre esos problemas a fin de evitar riesgos y sorpresas innecesarios en el desarrollo de las tareas.

·Mejorar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas.

·Asegurar la máxima productividad y el cumplimiento satisfactorio de los objetivos.

·Proporcionar información sobre la carga de trabajo.

·Proporcionar información histórica sobre los proyectos, en particular, para poder evaluar el desempeño de los activos y el planeamiento de los futuros.

Además, la eficacia del control dependerá de que la información recolectada sea lo mas precisa y oportuna posible. Por lo general, los datos pueden obtenerse de alguna de las fuentes siguientes:

·Observación directa.

·Reunión formal e informal.

·Opinión de usuarios.

·Sistemas Informáticos de información.

En las secciones siguientes, se describen las funciones principales y datos de un sistema informático pensado para poder realizar eficazmente el control de los proyectos de las áreas de desarrollo de sistemas de computación.

No obstante, si el mismo fuese diseñado y desarrollado convenientemente, podría ser utilizado en otras áreas, sean informáticas o no.

Al respecto, conviene señalar que, la utilización de un software con estas características, debería contar con la participación y convencimiento de todos los integrantes del área y, demás está decirlo, con el compromiso y respaldo de las Gerencias superiores.

Asimismo, deberá ser parte de la tarea de implantación de un sistema de control de proyectos, la realización de charlas y reuniones tendientes a la difusión, explicación y convencimiento de todos los usuarios con respecto de los objetivos que se persiguen con el mismo. Esto resulta importante para asegurar su plena participación, tanto para que se utilice permanentemente, como, también, para que, los mismos, puedan enriquecerlo con sugerencias de ajustes y nuevas funciones.