Administración de tiempo/Eficiencia en la oficina

Efectividad del tiempo en la oficina

En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

Arreglo de la oficina

El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada.

Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de café sin lavar, polvo y basura, mala iluminación, etc. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.

La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.

El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentración es una gran ahorradora de tiempo.

Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. ¿Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, éste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensión y frustración. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas.

Una vez que tu escritorio esté despejado, verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos, clips, regla, lápices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana.

Interrupciones

Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.

El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Otras, son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo.

Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo óptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia.

Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana, al iniciar nuestras labores, o al término de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas.

En el caso del teléfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo específico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.

Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, él es la segunda; la primera eres tú mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el teléfono, o súbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. “No, no, nada urgente... sólo estoy llamando para charlar”.

Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compañeros de oficina, etc.

Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma.