Administración de tiempo/Desperdiciadores de tiempo

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Desperdiciadores de tiempo externos[editar]

Excesivo flujo de papeles.
Teléfono. 
Chat.
Facebook.
YouTube
Mirar la televisión.
Visitantes.
Reuniones.
Lineas de espera (filas) esperar algo o a alguien.
Fallas de comunicación.
Políticas y procedimientos.
Información. (Falta / exceso)

Pornografía. (Otros vicios) Ludopatía. (Off-Online y otras adicciones)

Uso ineficiente (o nulo) de herramientas ofimáticas.

Posibles soluciones[editar]

Agenda[editar]

  • Citas.
  • Proyectos.
  • Actividades por realizar.
  • Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del teléfono[editar]

  • Antes de llamar, planifica la conversación.
  • Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
  • Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
  • Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
  • Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.

Uso del Chat[editar]

  • Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.
  • Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
  • Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo.

Uso del Facebook y YouTube[editar]

  • Destinar una cantidad de tiempo al día para revisarlos.
  • Dejarlo para horas que no sean de estudio ni de trabajo (nos desconcentra y hace perder tiempo).

Mirar la televisión[editar]

  • Limita la cantidad de tiempo para ver televisión.
  • Evita ver el televisor mientras estás comiendo.
  • No ver la televisión mientras se estudia para un examen.
  • Aísla la televisión de tu lugar de trabajo; existen lugares específicos para usar la televisión, por ejemplo, una sala de juntas o una sala audiovisual. Si la televisión tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: (en un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti.
  • Si no quieres perderte algún programa de televisión y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito.
  • Es recomendable ver la televisión en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, días festivos o días inhábiles.

Correspondencia[editar]

  • Escribe menos, usa más el teléfono.
  • Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos.
  • Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
  • Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja.
  • Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
  • Piensa antes de escribir, plánea lo que quieres expresar.
  • Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
  • Al escribir usa palabras sencillas.
  • No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados[editar]

  • Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
  • No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
  • Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
  • No contribuyas a conversaciones innecesarias.
  • Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
  • Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan "¿Tienes un minuto?"

Reuniones[editar]

  • Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
  • Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?
  • Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
  • Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
  • Minimiza las conversaciones intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
  • Objetivos claros
  • Material claro y preciso.
  • Búsqueda de unidad

Desperdiciadores de tiempo internos[editar]

  • Falta de prioridades.
  • Falta de planes.
  • Objetivos no claros.
  • Dejar cosas para después.
  • Intentar hacer muchas cosas a la vez.
  • Falta de autodisciplina.
  • Falta de habilidad y conocimientos.
  • Ganas de terminar lo que comenzaste.
  • Falta de motivacion

Soluciones[editar]

  • Reflexión
  • Decisión
  • Disciplina
  • Motivación
  • No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
  • Enfocarte
  • Persistir
  • Insistir
  • Alcanzar esos hábitos que queremos