Ofimática (Las herramientas productivas)

¿Qué es ofimática?

La palabra ofimática viene de la unión de las palabras oficina + informática. La herramienta ofimática se apoya en la integración de los siguientes elementos: comunicaciones, ordenador personal/workstation e interfaz hombre/máquina.

Integración en la oficina

Los tres ejes de la integración de la tecnología en la oficina (ofimática) son:

Comunicabilidad (comunicaciones),
Computabilidad (ordenador personal/workstation y las herramientas de software) y
Convivencialidad (interfaz hombre/máquina).

La oficina del futuro puede estar formada por un conjunto de herramientas informáticas conectadas, interna y externamente, por redes de comunicación de diferente naturaleza.

En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas.

Un ejemplo de un paquete ofimático es OpenOffice.org, siendo el mismo del tipo software libre y de código abierto.

Herramientas

Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen:

Manejador o Administrador de Bases de Datos
Hojas de cálculo
Procesadores de Textos
Presentadores de ideas
Gráficos

Manejador o Administrador de Bases de Datos

Un manejador de bases de datos básicamente permite almacenar información, clasificarla y posteriormente emplearla mediante consultas, resultados e informes que han de ser diseñados por el administrador o usuario de la base. Este aplicativo resulta especialmente útil cuando hablamos de analizar grandes volúmenes de información muy diferente, pero que cumple con ciertos requisitos en común al definir grupos.

Esos requisitos que son similares en cada grupo de datos son los que se definen como campos dentro de una tabla. Y cada conjunto de campos para un dato almacenado en particular, se denomina registro. Esto es, toda la información que almacenamos dentro de una base de datos está constituida por una serie de campos y registros cruzados, algunos de ellos relacionados con otros, que nos permiten clasificarla según los criterios que definamos para ello, para así hacerla mucho más útil para nuestras labores.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de cálculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos.

Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de formulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función REDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada. El funcionamiento de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores.

Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar poderosas herramientas para análisis estadístico y financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente útil, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos análisis de los mismos, bien se de forma preliminar o con fines más profesionales.

Procesadores de Textos

Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos está orientado a la gestión de textos para la generación de informes, cartas, edición de documentos textuales, etc. que como último soporte utilizarán el papel para la transmisión de información escrita o bien las redes de comunicación. Hoy son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.

La evolución ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos informáticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el proceso de edición; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato adecuado e imprimirlo.

Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite editar, almacenar, recuperar e imprimir información escrita dentro de un PC. Muchos quizá recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s (WordStar por ejemplo), que requerían una gran cantidad de comandos y donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas de procesamiento de texto actuales son mucho más amigables y eficientes, en términos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. mag Los procesadores actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortográficos, de sinónimos o bilingües. Los ortográficos sirven para revisar el documento completo o páginas detectando los errores de mecanografía y faltas de ortografía. Los de sinónimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas a una palabra. Los diccionarios bilingües permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas como avanzadas son: editores de fórmulas, posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en columnas.

Presentadores de ideas

Estas sencillas pero útiles aplicaciones nos permiten diseñar presentaciones mediante diapositivas o avisos que incluyen texto, animaciones, sonidos, videos, etc. El trabajo dentro de estos presentadores se parece mucho al de un procesador de texto, sin embargo puede resultar más versátil al momento de incluir efectos en multimedia, así como al momento de exponerlos, pues suelen incluir una opción de presentación, que elimina de la pantalla todos los elementos innecesarios dejando solamente la presentación.

Este aplicativo suele ser empleado en exposiciones, presentaciones de productos, conceptos y trabajos, pues si se cuenta con el equipo adecuado, facilita la transmisión de información para auditorios con muchas personas.

Gráficos

En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computadora. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixeles) y se les suele denominar "mapas de bits" o "bitmap"; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación.

a) Los gráficos de gestión: pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc. Suelen ser programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de textos, etc.

b) Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos, rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc). Se utilizan en dibujo lineal y artístico, diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles), esquemas eléctricos y electrónicos, mapas y cartografía, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes gráficas, etc.