Mejores prácticas para redes de datos/Impresión

Planear tu ambiente de impresión

Considerar la localización física de sus usuarios y sus necesidades de impresión para determinar el número y tipo de impresoras, y los servidores de impresión que tu necesitas y dónde físicamente van a estar localizados.

Usar la utilidad de búsqueda para impresoras.

El mejor y más rápido camino para buscar y conectar una impresora es usando la utilidad de buscar impresoras. Ir al menú inicio y luego buscar, seleccionar Buscar Impresoras e introducir los criterios de la impresora que estás buscando.

Instalar drivers adicionales para impresoras.

Si tu compartes impresoras con clientes que no tienen Windows XP o Windows 2000, instala los drivers adicionales para esos clientes.

Remover los permisos de impresión que son por defecto del grupo Todos.

Asignar los permisos de impresión al grupo usuarios. Esto limita el uso de la impresora a los usuarios en el dominio para quienes tienen cuentas creadas.

Seguridad Física.

Una impresora segura debe estar en un cuarto cerrado si es usada para imprimir información confidencial. Cuando se imprime documentos confidenciales tu deberías meter el papel a la fuente manualmente para que el documento no se imprima hasta que tu estés en la impresora. La administración de la impresora sólo debe estar bajo el grupo de administradores.

Manteniendo los datos seguros.

Para mitigar que se escuche la impresión en ambiente cliente – servidor, considerar la implementación de IPSec. Para ayudar a mitigar la intercepción de documentos del servidor a la impresora, implementar una impresora compatible con IPv4 o IPv6. Tu puedes usar una impresora que provee autenticación por clave (por lo cual la impresora no imprime hasta que el usuario introduce su clave el cual se liga con su impresión). También puedes usar una impresora local.

Administrando el tráfico de impresión.

Crear múltiples impresoras lógicas con diferentes calendarizaciones para reducir el tráfico de impresión durante horas pico. Si tienes usuarios que envían documentos grandes, como reportes contables, a una impresora lógica que está disponible sólo en las noches para que esos documentos sean impresos fueras de las horas pico.

Mantener registros.

Documentar información acerca de las impresoras y los usuarios que son habilitados por el administrador.

Auditar las impresoras.

Usar la característica de auditoria para encontrar los cambios de administradores que manejan las impresoras compartidas.

Usar adaptadores de red.

Es mejor a usar impresoras que están conectadas directamente a la red con un adaptador de red que usar un puerto paralelo (LPT) de una impresora que está conectada directamente a un servidor de impresión. Una impresora que está conectada con un puerto paralelo es más lenta y el puerto paralelo requiere considerablemente más tiempo de CPU.

Crear una carpeta específica para impresoras.

Para una administración más sencilla, crear una carpeta específica para las impresoras y las carpetas de cada servidor de impresión que manejas regularmente. También se puede crear un acceso directo en el escritorio.

Si es posible se debe tener un contrato con todo el servicio integrado.

Con esta clase de contrato tienes las siguientes ventajas:

1) Te rentan los equipos que son multifuncionales (scanner, impresora, manda fax y correo electrónico), siempre son los últimos modelos de los equipos, por lo cual es por renta y siempre tienes los últimos modelos sin necesidad de renovarlos.

2) Te surten los consumibles por mes, si tu tienes por contrato mensual cierta cantidad de consumibles y utilizas más de lo del contrato te cobran la diferencia y si utilizas menos que lo establecido en el contrato te entregan la diferencia en consumibles, es posible cambiar las cantidades del contrato según te convenga.

3) El soporte técnico sobre el equipo te lo brinda la empresa y también se estipula en el mismo contrato.