Libroscontables

De Wikilibros, la colección de libros de texto de contenido libre.
Saltar a: navegación, buscar


LIBROS DE CONTABILIDAD

Aspectos legales

Según el código de comercio

Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas o medios mecanizados como es el caso del software contable que nos permite asentar las operaciones siempre y cuando la información sea clara, completa y fidedigna (Art. 48)

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. (Art.49)

Los libros de contabilidad y La contabilidad deberán llevarse en el domicilio del comerciante en idioma castellano, por el sistema de partida doble, de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad. (Art. 50)

En los libros se asentaran en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que la respalde (Art. 53)

Harán parte de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. (Art.51). el comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de los libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud (Art. 55)

Los libros y papeles a que se refiere deberán ser conservados cuando menos por 10 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documentos o comprobantes. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos por el comerciante, no obstante cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico (Art. 60).

Registro de los libros:

Los libros podrán ser de hoja removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, pueden conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno (Art. 56).

En los libros de comercio se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que esto se refiere 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos a continuación de los mismos “en los libros de contabilidad por medios mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en blanco los renglones no utilizados, siempre que al terminar los listados sus totales de control permita establecer que se a cumplido con el sistema de partida doble” 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisión se salvara con un nuevo asiento en la fecha que se advirtiere. 4. Borrar o tachar en todo o en parte de los asientos. 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros (Art. 57)


Los comerciantes deberán registrar en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar de su domicilio principal, los libros de contabilidad que considere necesario para asentar sus operaciones de un mes, para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta sus movimientos debitos y créditos y sus saldos, por periodos no mayores a un mes.

Los funcionarios de la rama jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la prestación o examen de los libros y papeles del comerciante en los siguientes casos. (Art.63)

1. Para la tasación de los impuesto al fin de verificar la exactitud de las declaraciones 2. Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común 3. En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del código penal


Hechos irreg8ulares en la contabilidad:

a. No llevar los libros de contabilidad , si hubiere obligaron de llevarlos b. No tener registrados los libros principales de contabilidad c. No exhibir los libros de contabilidad , cuando las autoridades tributarias lo exijan d. Llevar doble contabilidad e. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retención.


 DESCRIPCION DE LOS LIBROS PRINCIPALES  Y AUXILIARES 

Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes, y en los cuales registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado

De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes .deben llevar los siguientes libros:

 Libro de inventarios y balances  Libro diario  Libro mayor y balances  Auxiliares

1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar sus actividades comerciales y por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborara un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa su situación de su patrimonio;

Después de elaborar el inventario general inicial y el comprobante de apertura, se traslada esta información al libro de inventario y balances, teniendo en cuenta de diligenciar correctamente cada una de las siguientes columnas:

a. Cantidad : aquí se registra la cantidad de artículos inventariados

     (Generalmente se utiliza para mercancías y activos fijos)

b. cuentas y detalle: aquí se registra el nombre de las cuentas y subcuentas que conforman el inventario, o el nombre, marca y referencia de los artículos. Si en una cuenta es necesario ofrecer información muy extensa, esta se puede relacionar en anexos, anotando junto a la cuenta, únicamente el número del anexo que amplia la información; este es el caso de mercancías, donde hay grupos y subgrupos de artículos por detallar. c. Valor unitario: aquí se registra el valor que corresponde al precio de cada artículo relacionado en la columna cantidad. d. Valor parcial: normalmente, se utiliza para registrar el valor correspondiente a las subcuentas; en el caso de mercancías, corresponde al resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario. e. Valor total: en esta columna se escribe el valor total correspondiente a cada cuenta; una vez registrado un grupo de cuentas se suma, ejemplo: grupo activo, grupo pasivo.

En este libro se refleja la ecuación patrimonial; por ello las cuentas se presentan por grupos, así: primero las cuentas del activo, luego las del pasivo, y por último las del patrimonio

Espacio para el cuadro

Cuando se cometen errores en los registros de inventarios o balances, estos se pueden corregir, anulando la página y asentando los valores correctos en la página siguiente.

En este libro se registra en primer lugar el inventario inicial o final, y luego se procede a registrar el balance general correspondiente. ¨ El balance general es el resumen del inventario, donde aparecen únicamente las cuentas principales y se aplica la ecuación fundamental o patrimonial: activo= pasivo ¬+ patrimonio.¨



2. LIBRO DIARIO


Es un libro principal, denominado diario columnario, donde se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un mes. Este libro puede ser de 12 o mas columnas según el número de cuentas que maneje la empresa.

Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al final el mes se totalizan los registros debitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro mayor en la columna de movimiento mensual.

Una vez elaborado el comprobante diario con todos sus soportes, se procede a diarizar teniendo en cuenta las siguientes columnas: a. Fecha : aquí se escribe el año, mes, día del comprobante que se esta registrando b. Detalle o descripción: en esta columna se escribe el nombre y el número del comprobante. c. Una serie con columnas con Debe y Haber: cada columna doble corresponde al nombre de una cuenta; las dos últimas se utilizan para cuentas varias, donde la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos debitos y créditos.

                 PROCEDIMIENTO:

• Se abre el diario columnario con el comprobante de apertura o sea el que corresponde al inventario general inicial y se traslada esta información al libro mayor y balances. • Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de diario correspondientes a un mes • Se totaliza el movimiento debito y crédito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro mayor y balances. • Al finalizar el periodo contable, se registran en igual forma que el comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta información se traslada al libro mayor y balances.

Cuando se escriben valores incorrectos bajo alguna cuenta, estos se deben corregir en la fecha que se advierte el error, por medio de un contra-asiento: se escribe en un renglón, entre paréntesis, el valor errado en la misma columna, y en otro renglón, el valor correcto en la columna correspondiente. En el detalle se explica la anulación y corrección del error cometido.



3. LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética; la información se toma del libro diario columnario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

Una vez asentado el movimiento mensual en el libro diario, se procede a mayorizar la información, teniendo en cuenta las siguientes columnas: a. Código: se escribe el número que le corresponde en cada cuenta según el catalogo de cuentas de la empresa. b. Cuentas: aquí se anota el nombre de las cuentas, una por cada renglón. c. Saldo anterior: se utiliza para registrar el saldo debito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior. d. Movimientos del mes: en esta columna se registra el movimiento debito y crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro diario. e. Saldos: en esta columna se obtienen los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento, así: movimientos iguales se suman, movimientos contrarios se restan. Cuadro saldos


PROCEDIMIENTO • Se registra el comprobante de apertura en la columna saldos anteriores. • Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al movimiento. • Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituyen los saldos anteriores del mes siguiente • Al finalizar el periodo contable, en la columna movimiento se registran el comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá de base para la elaboración de los estados financieros. • Se registra por último, el comprobante de cierre, para cancelar el libro mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener los valores correspondientes al balance general.



Cuando se cometen errores en este libro, se puede corregir así: • Si hay una incorrección en el código o en el nombre de una cuenta, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente. • Si hay error en la cantidad de una o varias cuentas, se anula toda la columna y se vuelve a registrar el movimiento o los saldos correctos en las columnas siguientes. • Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.



4. LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada, los valores e información registrada en los libros principales. 

Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño y con el catalogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas.

Por lo general, los auxiliares se llevan en los libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y subcuenta se le asigna un folio.

Se traslada a los libros auxiliares la información presentada las columnas parciales de comprobante diario de contabilidad. Los registros se deben efectuar teniendo en cuentas las siguientes partes del libro: • Fecha: cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de diario correspondiente. • Detalle: se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda. • Numero de comprobante de diario: se registra en orden consecutivo. • Debitos y créditos: se registra el valor del movimiento debito o crédito de cada subcuenta, tomando de la columna parciales del comprobante diario de contabilidad. • Saldos: aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento debito o crédito de acuerdo con las siguientes reglas:  en las cuentas de activo, gastos y costos, por tener saldo debito, la columna saldos aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuyen con los valores registrados en el haber.  en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener un saldo crédito, su saldo aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados en el debe.

Cuando se cometen errores se puede presentar varios casos: • omisión de uno o varios asientos contables: se registran en la fecha en que se advirtiere, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de la omisión en el detalle.

• Error en registro de la cantidad: cualquier error en los asientos se corrigen con un contra-siento. Para esto se puede :

1. escribir el valor errado entre paréntesis en la misma columna y el valor correcto entre paréntesis en la columna que corresponda. 2. anular el asiento errado contabilizando la misma cantidad en la columna contraria y luego registrando el asiento correcto.

• Registro en otra cuenta: se anula el registro equivocado y se hace un contra-asiento • Error en la fecha: se debe cambiar la hoja.


La clase de libros de auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de empresa e información que maneje; los más utilizados son:

 Auxiliar de caja  Auxiliar de bancos  Auxiliar de clientes  Auxiliar de proveedores  Auxiliar de gastos  Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor  Auxiliar de mercancías  Auxiliar de anticipo de impuesto y contribuciones  Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar

 Auxiliar de retención en la fuente  Auxiliar de propiedades , planta y equipo  Auxiliar aportes sociales


LIBRO FISCAL:

Es un libro donde el contribuyente del régimen simplificado anota de manera global o discriminada todos los ingresos y egresos que realiza. Este libro no requiere registro en la cámara de comercio.