Gestión del conocimiento/Tecnología y Gestión del Conocimiento/Herramientas de la gestión del conocimiento

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Existen en la actualidad muchas herramientas al alcance en el mercado; algunas de estas herramientas o instrumentos que se han venido desarrollando en los últimos años en las empresas y que les han servido de soporte tecnológico para ejecutar la gestión del conocimiento son: La Intranet, Internet, los portales corporativos, bases de datos entre muchos otros.

La mayoría de estas herramientas se dedican en propiciar medios de comunicación. Los instrumentos de comunicación son necesarios puesto que propician un encuentro virtual entre personas o grupos de trabajo facilitando la captación en el momento que se crea el conocimiento y la disponibilidad cuando la información sea necesaria, además manteniendo a las personas contactadas se crea conocimiento ya que según Edvinsson en su entrevista con Stuart Crainer (2000) afirma que cuando se mantiene una conversación se generan nuevas ideas, en otras palabras conocimiento, por esto la mayoría de las herramientas se centran en esto.

Estas herramientas realizan tareas complejas, como la de propiciar una interacción efectiva con el conocimiento que nos interesa y facilitar la colaboración entre los miembros de una institución (HERRERA, 2001, <En Línea>). Con ello se busca crear valor a partir del empleo e incremento de ese conocimiento que posee la organización.

Un estudio realizado por Knowledge Management Research Report Consulting, estableció que las tecnologías usualmente usadas para dar apoyo al proceso de gestión del conocimiento tienen el nivel de relevancia mostrado en la siguiente tabla.

Tabla 6. Herramientas de la gestión del conocimiento

Tecnología Nivel Internet 93% Intranet 78% Data warehousing 63% Administración de documentos 61% Sistemas de apoyo a la toma de decisiones 49% Groupware 43% Extranet 38% Inteligencia Artificial 22%

(Knowledge Management Research Report, 2000)

El 93% de las empresas encuestadas habían implementado el acceso Internet, el 78% tenían una Intranet, el 63% disponían de data warehousing y el 61% tenían sistemas de administración de documento.

5.2.1 Internet e Intranet. Básicamente estas dos tecnologías son iguales. Ambas están basadas en la tecnología de Internet. Lo esencial es que la tecnología está basada en varios elementos estandarizados: protocolos de comunicación TCP/IP, HTTP, servidores y navegadores Web, edición de HTML y programación de aplicaciones Web. Estas tecnologías permiten el desarrollo rápido de sitios Web conectados en red que se comunican, independientemente de las plataformas, en la mayor parte de las redes mundiales. (CECTE, 2000, <En Línea>)

Actualmente, con el advenimiento de las transmisiones seguras en línea, Internet ha evolucionado hasta entrar en un ámbito de transacciones financieras, donde empieza a tener lugar un comercio electrónico. Internet se ha vuelto una parte integral del ciclo de ventas. Esto significa que un sitio Internet tiene la intención de calificar previamente al cliente, identificando necesidades y expectativas y educando sobre características, beneficios y razones de competencia para seleccionar sus productos o servicios. Las intranets, por otra parte, tienen la intención de fortalecer la inteligencia y la capacidad de una fuerza de trabajo que desarrolle, divulgue y dé soporte a productos y servicios. Una intranet está diseñada para concentrarse en los empleados, en mejorar el flujo de trabajo. Está orientada a los procesos, proporcionando un ambiente para que los empleados afinen la manera en que se hace el trabajo y en que se vuelven más hábiles en los procesos creativos y de desarrollo.

Herrera (2001, <En Línea>) destaca el uso mayoritario que las empresas e instituciones públicas realizan hoy en día de la intranet, como instrumento de comunicación al interior de la propia organización y a la cual tienen acceso todos sus integrantes y de Internet como la gran red mundial que conecta todas las intranet. De los planteamientos anteriores se puede deducir que las herramientas Internet e intranet, con la colaboración de todos los miembros de la organización, puede convertirse en una red de conocimientos que fomenta la adquisición del saber, su transferencia y la colaboración.


5.2.2 Portales. A Consecuencia de la aparición de Internet, cada vez más usuarios de la red han depurado las formas de presentar información en línea surgiendo la tecnología del portal. Muchas empresas están adoptando el modelo de portal, con el objetivo de resolver sus problemas relacionados con la gestión de la información y el conocimiento.

Los portales según Silver (2000), son medios que proporcionan un único punto de entrada a un conjunto de fuentes de conocimiento e información tanto de la propia empresa como ajenas a ésta, normalmente a través de Internet o de la Intranet de la empresa. Hay de dos tipos, portal vertical y horizontal; el portal horizontal es aquel en el que hay datos de un mismo nivel pero de muchos temas, el portal vertical es el portal que llaman de especialización en el que hay datos de un mismo tema a varios niveles de profundidad. Mediante un portal, las empresas pueden atender a sus clientes, relacionarse con sus asociados empresariales y sus proveedores, y ofrecer a los empleados acceso a herramientas on-line y al contenido y conocimiento adecuado para la adopción de decisiones.

Estos conceptos están empezando a ganar importancia dentro de las nuevas tendencias tecnológicas para la Gestión del Conocimiento, ya que se presentan como facilitadores de la comunicación y el intercambio de información entre los integrantes de una organización. Lo que se pretende conseguir es que el capital humano esté perfectamente valorado y accesible a todos a través de estos recursos informáticos, siempre y cuando la organización esté dispuesta a adaptarse a los cambios que inevitablemente vendrán con esta tecnología.


5.2.3 Datawarehouse. es un conjunto de datos integrados orientados a una materia, esta herramienta permite almacenar información organizada de acuerdo con los temas de interés para la organización, pero es más que una bodega de datos. No es una aplicación, sino un modelo de operación corporativo, un proyecto y una cultura organizacional. El Datawarehouse es una Combinación de tecnología y proceso orientada a apoyar a la toma de decisiones, donde interesa más la historia que el detalle de lo actual es por esto que se requiere un proceso para reunir información histórica de una organización en unas bases de datos centrales. (HARJINDER GILL, 1996)

El sistema en general lo compone una fuente de datos, que proporciona una alimentación continua, este elemento requiere vigilancia permanente para que el sistema no almacene datos que la empresa no necesite; un administrador de duplicación de datos, que duplique la base de datos antes de ser modificada, o actualizada, para que no sea borrado un dato necesario; una base de datos integrados, que sirva para el proceso de almacenamiento, organización; directorio de información, que ayuda principalmente en el proceso de distribución o puesta en común, esta herramienta es un software que resume la masa de datos contenida en la base de datos y por último un soporte de las llamadas herramientas DSS que gestionan y brindan a cada miembro de la organización la información que necesita en un proceso de toma de decisiones.

Con el Datawarehouse se logra intercambiar y relacionar información de diferentes aplicaciones, soportar la toma de decisiones, además transforma datos en información. La implementación de un sistema Datawarehouse no difiere mucho del proceso de creación de una base de datos operacional corriente o de un desarrollo de software. La creación de una bodega de datos comprende: Planeación; reunión de requerimientos; análisis; diseño; construcción y puesta en marcha.

En conclusión con esta herramienta se tiene información actualizada, para la gente indicada, en el momento preciso y en formato correcto. Puede ser una herramienta costosa porque necesita que todos los elementos tengan la calidad apropiada para poder servir a otro, es decir de nada sirve una base de datos eficiente si el sistema de comunicación que comparte esos datos es rudimentario; se necesita también un software robusto para manejar las bases de datos pero además de elementos físicos, el Datawarehouse requiere técnicas que lo hagan operante, como técnicas de minería de datos, actualizaciones, análisis, etc.




5.2.4 Las Paginas Amarillas. Consiste en una aplicación de software sencilla y muy práctica, compuesta de una base de datos que hace la función de directorio, ya que almacena la información de los empleados de la empresa con su perfil y las áreas de interés y experiencia. Esta aplicación puede relacionar los conocimientos previamente inventariados con sus fuentes o poseedores, pero también puede utilizarse de manera independiente, en caso de que no se haya hecho el inventario de conocimientos. (BETANCUR Y AGUILAR, 2000)

Con el uso de las Páginas Amarillas, se podrá detectar quienes son los expertos en el manejo de diversos temas y así, reunir un equipo de capacitadores internos que repliquen su conocimiento. También es de mucha ayuda a la hora de determinar las habilidades que hacen falta en las distintas áreas de la empresa, con el fin de programar cursos que permitan preparar al empleado según los proyectos en los que se le planee involucrar, y según las habilidades que le exija el perfil de su cargo.