Administración de tiempo/Desperdiciadores de tiempo
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Contenido |
[editar] Desperdiciadores de tiempo externos
- Excesivo flujo de papeles.
- Teléfono.
- Chat.
- Facebook.
- You Tube
- Mirar la televisión
- Visitantes.
- Reuniones.
- Fallas de comunicación.
- Políticas y procedimientos.
- Información. (Falta / exceso)
[editar] Posibles soluciones
[editar] Agenda
- Citas.
- Proyectos.
- Actividades por realizar.
- Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
[editar] Uso del teléfono
- Antes de llamar, planifica la conversación.
- Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo específico para llamadas.
- Trata de acortar la parte social de la conversación, ve directo al grano y permanece en él.
- Si la conversación se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
- Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia.
[editar] Uso del Chat
- Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.
- Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
- Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo.
[editar] Uso del Facebook y You Tube
- Destinar una cantidad de tiempo al día para revisarlos.
- Dejarlo para horas que no sean de estudio , ni trabajo ( Nos desconcentra y hace perder tiempo)
[editar] Mirar la televisión
- Limita la cantidad de tiempo para ver televisión
- Evita ver el televisor mientras estas comiendo.
- No ver la televisión mientras se estudia para un examen.
- Aísla la televisión de tu lugar de trabajo; existen lugares específicos para usar la televisión, por ejemplo una sala de juntas, o una sala audiovisual. Si la televisión tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: en una discoteca, un bar o un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti.
- Si no quieres perderte algún programa de televisión y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito.
- Es recomendable ver la televisión en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, días festivos o días inhábiles.
[editar] Correspondencia
- Escribe menos, usa más el teléfono.
- Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos
- Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta.
- Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja.
- Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios.
- Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
- Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
- Al escribir usa palabras sencillas.
- No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.
[editar] Interrupciones y visitantes inesperados
- Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
- No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
- Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
- No contribuyas a conversaciones innecesarias.
- Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
- Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.
[editar] Reuniones
- Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.
- Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.
- Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.
- Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
- Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
[editar] Desperdiciadores de tiempo internos
- Falta de prioridades.
- Falta de planes.
- Objetivos no claros.
- Dejar cosas para después.
- Intentar hacer muchas cosas a la vez.
- Falta de autodisciplina.
- Falta de habilidad y conocimientos.
[editar] Soluciones
- Reflexión
- Decisión
- Disciplina
- No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
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